Die Verwaltungsgemeinschaft Kleinheubach hat kraft Gesetzes einen Datenschutzbeauftragten (DSB) inkl. Stellvertreter-Regelung zu bestellen. Derzeit ist die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten an eine interne Kraft übertragen.

Diese Regelung soll nun aber nicht weiter beibehalten werden, da die Umsetzung, Begleitung und Prüfung aller geforderten Schritte und Maßnahmen, weder zeitlich, inhaltlich noch rechtssicher intern umfänglich darstellbar ist.

 

Zur Funktion des Datenschutzbeauftragten (DSB):

 

Der bestellte DSB achtet darauf, dass Bestimmungen zum Datenschutz eingehalten und umgesetzt werden (z.B. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Bayerisches Datenschutzgesetz, Bundesdatenschutzgesetz, datenschutzrechtliche Bestimmungen in Fachgesetzen, z.B. KAG, AO, BayBO, BayKiBig. etc.)

Der DSB ist hierbei unabdingbare Anlaufstelle zu Datenschutzfragen für die kommunale Leitung, für Mitarbeiter und Bürger.

 

Der DSB ist dem Bürgermeister/Verbandsvorsitzenden direkt unterstellt, jedoch in seiner Funktion unabhängig und weisungsfrei. Ein DSB kann sich bei begründeten Bedenken durch das Büro des Landesbeauftragten für Datenschutz beraten lassen.

 

Ein DSB kann nicht mit Aufgaben betraut werden, welche mit Interessenskonflikten zu seiner Funktion als Datenschutz­beauftragter führen. Er darf daher nicht gleichzeitig Aufgaben in den Bereichen Amtsleitung, Personal, EDV, Einwohnermeldeamt, Gemeindekasse, Steuerstelle oder in vergleichbaren Bereichen wahrnehmen.

 

Abwägungen und Vorteile eines externen DSB:

 

Die Einhaltung und Umsetzung der DSGVO mit ihren neuen Regelungen und neuem Datenschutz-Bewusstsein bringt einen deutlich höheren zeitlichen Aufwand mit sich, welcher intern meist sehr schwer oder gar nicht mehr aufzubringen ist.

 

Weiterhin ist es sicherlich nicht mehr möglich, dass die Koordination und Begleitung der Umsetzung des Datenschutzes noch "nebenbei" erledigt werden. Zudem sind neben den Personalkosten (Aufstockung der Arbeitszeiten) auch die Kosten für erstmalige, verpflichtende und weiterführende Schulungen zu berücksichtigen.

 

Die Körperschaften innerhalb der Verwaltungsgemeinschaft Kleinheubach haben 120 Mitarbeiter mit den verschiedensten Aufgaben in unterschiedlichen Bereichen. Viele davon sind (wie in anderen Kommunen auch) als absolut kritisch einzustufen und somit folgerichtig daten­schutz­rechtlich als sehr relevant zu betrachten.

Vorrangig gilt dies für alle Bereiche (Kinderbetreuung, Ver- und Entsorgung, usw.), in denen eine Kommune oftmals mit einfachen Mitteln angreifbar ist.

 

Bei nennenswerten Datenschutzverletzungen und der damit einhergehenden Meldepflicht (bei Aufsichtsbehörden und möglichen Betroffenen) ist natürlich auch die Außendarstellung einer Kommune und der Vertrauensverlust der Bürger ein ernsthaftes Thema. Gerade im Wiederholungsfall ist dieser Eindruck schwer wieder zu korrigieren!

 

Es empfiehlt sich daher, sich einem externen Dienstleister in diesem Fachbereich zu bedienen. 

 

Folgender Leistungsumfang müsste von einem solchen Dienstleister erbracht werden:

 

Erstellung des Datenschutzkonzeptes:

• Projektplanung mit Definition der Verantwortlichkeiten
• Erstmalige softwaregestützte Implementierung
• Analyse des aktuellen Datenschutzniveaus
• Erstellung Ihrer Datenschutzerklärung
• Erstellung Ihrer Informationsblätter
• Unterstützung bei der Erstellung Ihres Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten
• Verpflichtung Ihrer Mitarbeiter auf das Datengeheimnis
• Auditierung Ihrer technischen - & organisatorischen Maßnahmen
• Erstmalige Mitarbeitersensibilisierung vor Ort

 

VR M. Fertig sieht es etwas anders als dargestellt. Was kostet eine externe Vergabe im Verhältnis zu einem internen Datenschutzbeauftragten? Ein geschulter Datenschutzbeauftragter in der Geschäftsstelle hätte große Vorteile, denn es ist auch eine systematische Vorgehensweise. Er glaubt, es gibt wohl ausreichend Leute, die diese Arbeit tun könnten, ausgenommen Geschäftsführer, Bürgermeister und eine Freistellung von 10-15% wäre machbar. Es gibt Schulungen, die geeignet sind für interessierte Beschäftigte. Für Beschäftigte der Kommune wäre dies auch eine Möglichkeit sich weiterzuentwickeln.

 

VR Bissert ist der Ansicht, dass diese Aufgabe nicht einfach so nebenbei geleistet werden kann. Zunächst müsse eine Grundlage geschaffen und dann geprüft werden, ob in der Verwaltung Interesse bzw. Möglichkeiten da sind.

 

Ob es Erfahrungswerte gibt, welcher Aufwand mit dieser Arbeit verbunden ist, fragt VR Klein.

 

 

Die aktuelle Datenschutzbeauftragte ist mit 20 Stunden pro Woche beschäftigt, antwortet Vorsitzender Münig. In Prüfberichten des Kommunalen Prüfungsverbandes gibt es entsprechende Vermerke, dass seit Jahren Aufgaben in den unterschiedlichsten Bereichen, z. B. Kindergarten, Bauhof, Verwaltung erledigt sein müssten. Eine 10-15%ige Freistellung wäre einer Vollzeitkraft zuzuordnen. Dieser sehr intensive Bereich, ist mit bestehendem Personal der Verwaltung nicht zu leisten.

In einer Veranstaltung der Odenwaldallianz wurde das Thema vorgestellt und dahingehend sensibilisiert.

 

VR Klein könnte sich vorstellen, zunächst befristet outzusourcen, um dann zu prüfen, ob diese Aufgaben verwaltungsintern zu leisten sind.

 

Auch VR Distler ist über die Odenwald Allianz über das umfassende Anforderungsprofil informiert und der Ansicht, dass man dies mit dem derzeitigem Personal nicht bewältigen kann. Auch er ist für ein befristetes Outsourcing.

 

VR M. Fertig ist bewusst, dass diese Arbeit arbeitsintensiv ist und Personal eingestellt werden müsste, welches Arbeit für den Freigestellten übernimmt. Datenschutz ist ein Prozess, der bei den Beschäftigten ankommen und begriffen werden muss.

 

Für Vorsitzenden Münig geht es darum, die Prozesse klar darzulegen und er hält es für äußerst sinnvoll, Sachverstand von außen zuzukaufen, der auch in Haftung steht und die Prozesse vor Ort angeht.

 

Auch VR Bissert plädiert dafür, einen befristeten Vertrag zu schließen, um dann möglicherweise intern regeln zu können, mit der Option externer Unterstützung.

 

Die Verwaltungsgemeinschaft Kleinheubach beschließt, dass für die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten zukünftig von einem externen Dienstleiter erbracht werden sollen und beauftragt die Verwaltung ein entsprechendes Büro anzufragen.

Abstimmungsergebnis:

8

:

2

(bei 2 Gegenstimmen, angenommen)